La importancia del Contract Management

Contract Management es la disciplina encargada de dar soporte jurídico a la gestión comercial de un proyecto, supervisando e implementando las obligaciones contractuales y legales en las relaciones bilaterales de la organización con terceros (suministradores, contratistas, clientes, socios de negocio, etc.).

Es una rama o especialidad del Project Management, el cual se ocupa de la gestión de los recursos para lograr el éxito de un proyecto en su conjunto.

Habitualmente, Contract Management es un anglicismo que suena lejano, complejo, propio de grandes corporaciones. Pero, muy al contrario, las herramientas que ofrece el Contract Management son de gran utilidad para gestionar cualquier proyecto “significativo” para la empresa, los Major Projects (otro anglicismo).

¿Qué son los Major Projects ?

Denominamos Major Projects a aquellos proyectos de cierta complejidad en sectores como transporte, energías o medioambiente (y, menos frecuentemente, en cultura, educación, sanidad, …) y que requieren una fuerte coordinación al estar implicadas muchas áreas dentro de una compañía.

Habitualmente son proyectos multijurisdiccionales, bien por el territorio que abarcan (p.ej. el trazado de una vía ferroviaria transnacional), o bien -más frecuentemente- por la jurisdicción de origen de las partes involucradas (p.ej. promotor español, financiación franco-española, garantías de la matriz inglesa, …).

Y, además, involucran a un gran número de áreas de la estructura corporativa (desarrollo de negocio, ventas, financiero, seguros, comunicación, logística, ingenieros, legal, …) y de disciplinas legales (societario, mercantil, contractual, licitaciones públicas, logística (Incoterms), financiación, laboral o fiscal).

Estos proyectos suelen caracterizarse por ser complejos, de avance rápido, con riesgos potenciales significativos y que, en ocasiones, dan lugar a grandes conflictos si no se gestionan con atención y especial cuidado. La utilidad del Contract Management viene determinada por la complejidad del proyecto para una empresa, no por la envergadura del proyecto en términos absolutos.

La importancia de una buena gestión

Una buena gestión proporciona al equipo directivo información crítica y siempre actualizada acerca del desarrollo y las necesidades del negocio. En concreto, permite informar puntualmente de las obligaciones inminentes y a corto plazo, su posible impacto financiero y los riesgos que conllevan.

En la medida en que se monitorizan obligaciones contractuales y legales, es recomendable que esta función esté, como mínimo, supervisada en todo momento por un equipo legal con conocimiento y experiencia suficientes en Contract Management. El equipo legal se centra en los aspectos jurídicos más relevantes del contrato, en coordinación con el resto de áreas de la organización implicadas en la ejecución y desarrollo del mismo. Una buena coordinación y control del contrato siempre beneficia la economía de recursos ya que solo se activan los realmente necesarios en cada momento.

En nuestra experiencia, no implementar una buena gestión en un proyecto conlleva que no se involucre a las áreas necesarias en el momento crítico, se pierde información esencial y se corre el riesgo de caer en incumplimientos contractuales con riesgos potencialmente significativos, así como en costosas ineficiencias.

Aplicar las herramientas de Contract Management está al alcance de cualquier organización y contribuye a identificar de antemano cuestiones críticas, esenciales para llevar el proyecto a buen puerto, minimizando riesgos. Además, permite aplicar los recursos precisos para evitar ineficiencias y lograr el máximo beneficio del proyecto.

Contar con un buen equipo de profesionales puede ser la clave del éxito de un proyecto. Si desea ampliar la presente información, no dude en ponerse en contacto con nuestro despacho llamando al +34 91 046 8208.

Rocío Varela García. Directora de Equipo del Área de Infraestructuras, Construcción y Major Projects